Automatisering is niets nieuws voor moderne MKB-bedrijven. Tools zoals HubSpot, Google Workspace of Asana worden volop gebruikt om processen te stroomlijnen. Maar sinds de opkomst van AI is er een nieuwe speler bijgekomen: de AI agent.

Waar een traditionele workflow netjes een reeks stappen afloopt, maakt een AI agent keuzes, verwerkt context en reageert flexibel.

In dit artikel leggen we uit wat het verschil is tussen beide, wanneer je welke inzet, en geven we concrete voorbeelden uit de praktijk.

Wat is een workflow?

Een workflow (ook wel automation genoemd) is een vaste reeks instructies die door een systeem wordt uitgevoerd zodra een trigger plaatsvindt.

Denk aan:

• Een automatische e-mail die wordt verstuurd zodra iemand een formulier invult

• Een Slack-melding zodra een nieuwe taak wordt aangemaakt in je projectmanagementsysteem

• Een opvolgtaak in HubSpot zodra een deal wordt gewonnen

Workflows zijn snel, betrouwbaar en foutloos, zolang het proces voorspelbaar is. Ze werken uitstekend voor taken die altijd op dezelfde manier moeten verlopen.

Voorbeeld:

Als een klant ‘X’ uur geen feedback heeft gegeven, stuur dan een herinnering per e-mail.

Kenmerkend voor workflows:

• Reageren op een duidelijke trigger

• Voeren een lineaire reeks acties uit

• Geen ruimte voor interpretatie of afwegingen

Wat is een AI agent?

Een AI agent is een digitale assistent die zelfstandig beslissingen neemt op basis van context, data en leervermogen. Je kunt het vergelijken met een medewerker die instructies krijgt, maar ook zelf meedenkt en keuzes maakt.

In plaats van simpelweg een taak uit te voeren, kan een AI agent:

• Informatie verzamelen

• Data analyseren

• Variëren in communicatie

• Antwoorden genereren op basis van eerdere interacties

• Prioriteiten stellen

Voorbeeld:

Een AI agent analyseert CRM-data, kijkt welke leads lang niets van zich hebben laten horen, schrijft gepersonaliseerde follow-upberichten en kiest het beste verzendmoment.

Kenmerkend voor AI agents:

• Werken op basis van doelen, niet alleen regels

• Reageren flexibel op variaties en nieuwe informatie

• Leren van eerdere acties of resultaten

• Handelen contextueel: “Wat is hier logisch?”

Praktisch voorbeeld: klantupdates

Stel, je wilt klanten wekelijks informeren over de voortgang van hun project.

Met een workflow:

• Je maakt een template

• Elke vrijdag om 15:00 verstuurt je systeem automatisch een vaste e-mail met standaardtekst

Met een AI agent:

• De agent verzamelt voortgang uit tools als Asana of Trello

• Herkent belangrijke veranderingen

• Schrijft een unieke, duidelijke update in natuurlijke taal

• Past de tone of voice aan op basis van het type klant

Resultaat: persoonlijke communicatie zonder extra werk.

Wanneer kies je welke?

Hieronder een overzicht wanneer je het best kiest voor een workflow of een AI agent:

Voorbeelden uit de praktijk

1. Leadopvolging

• Workflow: Na een formulierdownload wordt 3 dagen later automatisch een e-mail gestuurd.

• AI agent: Bekijkt gedrag van de lead, checkt eerdere interactie, schrijft een gepersonaliseerde opvolgmail, kiest het juiste moment én bepaalt of opvolging nog zinvol is.

2. Rapportages maken

• Workflow: Standaardrapportage wordt elke maandag klaargezet met dezelfde structuur.

• AI agent: Genereert een unieke samenvatting van de belangrijkste inzichten uit meerdere databronnen, inclusief conclusies en adviezen.

3. Concurrentie in de gaten houden

• Workflow: Een RSS-feed checkt nieuwe blogposts van concurrenten.

• AI agent: Monitort meerdere bronnen, analyseert het type content, detecteert trends en geeft aanbevelingen voor jouw eigen positionering.

Waarom het onderscheid belangrijk is

Veel bedrijven starten met automatiseren en raken teleurgesteld als het niet flexibel genoeg blijkt. Of ze verwachten van AI ‘magie’, terwijl het vooral draait om de juiste toepassing op het juiste moment.

Een sterke AI-strategie bestaat niet uit of-of, maar uit een slimme combinatie van beide:

• Workflows als fundament voor standaardprocessen

• Agents voor processen die aandacht, interpretatie en communicatie vereisen

Hoe begin je?

1. Breng je processen in kaart. Wat is repeterend, wat is complex?

2. Start met automatiseren wat voorspelbaar is. Denk aan taakopvolging, reminders, statusupdates.

3. Identificeer waar interpretatie nodig is. Denk aan rapportages, opvolging, communicatie, analyse.

4. Kijk waar een agent waarde toevoegt. Begin klein – één agent kan al uren werk besparen.

Automatisering maakt je processen efficiënter.
AI agents maken je organisatie slimmer.

Wil jij weten waar in jouw processen een AI agent het verschil kan maken?
Plan een gratis strategiesessie met ons – praktisch, concreet en zonder technisch gedoe.